Assetmanagers: 3 tips voor informatiemanagement

Fokke de Groot is sinds 2018 adviseur assetmanagement bij PACER. Terugkijkend op vier jaar ervaringen in dit vakgebied vertelt hij: “Als er bij assetmanagement complicaties optreden, komt dit negen van de tien keer door hetzelfde probleem: de assetinformatie is verouderd, verkeerd of onvolledig.”

Deze informatie komt namelijk vaak in verschillende (digitale) systemen terecht, zoals op verschillende computers en bij verschillende mensen. “Maar als uiteindelijk onderhoud plaatsvindt, blijkt de informatie vaak een bottleneck.”

“Het is zeker een onaangename verrassing als assetinformatie niet klopt,” vervolgt Fokke, “want dit heeft tot gevolg dat je direct vertraging oploopt bij het plegen van onderhoud.”

Onderhoud op basis van slechte informatie leidt tot VTW’s, mutaties en meerkosten. Het is voor opdrachtgevers dus financieel aantrekkelijk om de informatievoorziening op orde te brengen en houden. Fokke stelt: “Het doorvoeren van verbeteringen in informatiemanagement weegt zeker op tegen de kosten van het meerwerk.”

Tip 1: Zet alle informatie in één centrale structuur

Om een structuur te bepalen moeten de soorten informatie per asset in beeld worden gebracht. Zijn er bijvoorbeeld foto’s, inspectierapporten of digitale metingen? Visualiseer deze en maak zo een digitaal informatielandschap waarin je alle informatie weergeeft. Bespreek dit met het team. “Op deze manier kan iedereen hierover meepraten en maak je optimaal gebruik van de kennis uit de groep”, vertelt Fokke. “Dit helpt ook bij het creëren van draagvlak voor de toekomstige informatiestructuur.”

Tip 2: Maak een digitale tweeling

Een informatiestructuur is vaak een rigide structuur: het format ligt vast. “Jammer genoeg leggen we onszelf dan ook gelijk beperkingen op operationeel niveau op.”

Een mogelijke oplossing hiervoor is om een systeem te creëren met een digitale tweeling. Er is enerzijds een hoofdstructuur met basisinformatie over de assets. In een parallelle structuur wordt dan de informatie uit de dagelijkse operatie beheerd.

Dat werkt volgens Fokke vrij simpel: “Onze onderhoudspartners koppelen alle onderhoudsinformatie direct aan de juiste assets door informatie te uploaden in het informatiesysteem. Het systeem toont de assetmanager dan zowel de meest actuele informatie als de historische gegevens en de basisinformatie. Deze werkwijze geldt voor iedereen in de keten.” Fokke vervolgt: “Dat de onderhoudspartners hun informatie uploaden in een vaste structuur scheelt ons zoekwerk en geeft ons meer tijd om de kwaliteit van de informatie te beoordelen.”

Tip 3: Vergroot de bereikbaarheid tot informatie

Elke partij die buiten bij assets aan het werk gaat, heeft baat bij toegang tot het asset-informatiesysteem. Als assetbeheerder is het openstellen van de assetinformatie voor derden cruciaal. Immers, het creëren van allerlei apps en online databaseconnecties is tegenwoordig erg gebruikelijk en die tools hebben toegang nodig tot deze (opengestelde) informatie.

Fokke: “Regelmatig komt het voor dat al deze systemen niet goed met elkaar communiceren waardoor de toegang tot de informatie voor een ieder in het proces anders is. Daarom is het belangrijk om ervoor te zorgen dat alle informatie voor iedereen bereikbaar is.”

Fokke is ervan overtuigd dat een goede inrichting van het informatielandschap bijdraagt aan actuele, betrouwbare en complete informatie die voor alle stakeholders vindbaar en registreerbaar is. Dit vormt de basis om een goede afweging te maken tussen risico’s, prestaties en financiën.

Fokke is beschikbaar voor vragen en helpt graag het informatielandschap binnen uw organisatie op orde te krijgen. Neem contact met hem op via f.degroot@pacer.nl