Op dezelfde dag opleveren en overdragen – 4 tips voor een soepel O=O proces

 

Het eerste deel van de versterkte Houtribdijk is opgeleverd en overgedragen volgens de zogenoemde O=O methode. Dit betekent dat het project op dezelfde dag wordt opgeleverd (O) aan het projectteam en vervolgens wordt overgedragen (O) aan de beheerder. Dit is alleen mogelijk wanneer de verschillende partijen gedurende het hele project intensief met elkaar samenwerken. Bart van Linge, adviseur technisch management op het project, coördineert deze samenwerking vanuit Rijkswaterstaat. Hij heeft 4 tips om het O=O proces soepel te laten verlopen.

 

 

1. Neem het belang voor O=O al mee tijdens de aanbesteding

Voor het succesvol opleveren en overdragen van projecten is grote toewijding van alle partijen nodig; dus ook van de opdrachtnemer. Onze ervaring is dat het voorschrijven van de opleverformats in het contract niet voldoende is om deze toewijding te creëren. Eén van de manieren die wel blijkt te werken is om de aannemer hiervoor echt uit te dagen en te belonen door dit expliciet mee te nemen in de gunningscriteria.

Bij de Versterking Houtribdijk waren 2 van de 3 gunningscriteria gericht op het tijdig opleveren en overdragen. Aan deze criteria waren grote fictieve kortingen gekoppeld. Mede hierdoor is het project gegund aan een aannemerscombinatie die vooraf veel tijd heeft gestoken in het voorbereiden en uitdenken van het proces voor opleveren en overdragen en daarmee hoog scoorde op kwaliteit.

Versterking Houtribdijk

De Houtribdijk, tussen Lelystad en Enkhuizen, voldoet niet meer aan de veiligheidsnormen van de Waterwet. Daarom wordt deze dijk in opdracht van Rijkswaterstaat versterkt met zand en steen. De financiering komt voornamelijk uit het Hoogwaterbeschermingsprogramma (HWBP).  Na de versterking is de dijk weer bestand tegen stormen die gemiddeld eens in de 10.000 jaar voorkomen. Daarnaast wordt er langs de dijk een natuurgebied aangelegd.

2. Stel vroegtijdig een Plan van aanpak O=O op

Het O=O proces is een gedeelde uitdaging. Het is dan ook belangrijk dat de doelen, middelen en eindresultaten vooraf bij iedereen bekend zijn. Het opstellen van een Plan van Aanpak O=O zorgt ervoor dat afspraken expliciet worden gemaakt en worden vastgelegd. Door het Plan van Aanpak O=O bij de Houtribdijk direct na de gunning op te stellen en te laten ondertekenen door de opdrachtgever, de opdrachtnemer en de beheerder, werd het echt een gezamenlijke aanpak.

3. Betrek de beheerders bij iedere deel(af)levering

We zien vaak dat het technisch team van de opdrachtgever het project vanaf afstand coördineert en bijna altijd zit de beheerder nog veel verder van het project af. Dit kan voor veel verrassingen zorgen die pas bij de oplevering en overdracht naar boven komen. Door elk onderdeel al gedurende de realisatiefase met de beheerder te toetsen én dan ook samen fysieke opnames uit te voeren worden veel verwachtingen vroegtijdig op elkaar afgestemd.

4. Bespreek vooraf hoe restpunten worden afgerond

Ieder project heeft restpunten. Door vooraf afspraken te maken over de behandeling van restpunten, wordt later veel discussie voorkomen. Neem deze afspraken ook direct op in het Plan van Aanpak O=O. Zo hebben we bij de Houtribdijk een proces opgezet waarbij restpunten na iedere deellevering geïdentificeerd en besproken werden met de opdrachtnemer. Daarbij zijn ook afspraken gemaakt over hoe de beheerder betrokken wordt. Hierdoor hebben we het project zonder restpunten kunnen overdragen.

 

Werkt u als opdrachtgever of opdrachtnemer aan een project dat volgens de O=O methode opgeleverd en overgedragen moet worden? Onze adviseurs helpen u graag.